Les nouvelles fonctionnalités de la plateforme : fonctionnement du moteur de recherche, focus sur ce qui change en V5 et les versions suivantes

Des tableaux de bord pour mieux suivre et valoriser vos filières

Depuis février, un nouvel onglet a fait son apparition dans la page associée à votre filière (domaine d’intérêt) ou communauté. Il s’agit de l’onglet « indicateurs ». Derrière cet onglet, se cache un outil puissant permettant de concevoir et de publier des dashboards de vos écosystèmes. Réalisé en partenariat avec la société Bakasable, spécialiste des interfaces homme machine et de la dataviz, sa conception a été guidée par trois idées fortes :  disposer d’un outil générique, pouvant s’adapter à la très grande diversité des écosystèmes représentés dans Craft (+ de 100 aujourd’hui, toute communauté confondue) tout en proposant une interface d’utilisation intuitive ne nécessitant ni saisie de code, ni programmation.

A qui profite cette fonctionnalité ?

A tous les administratrices et administrateurs de domaine d’intérêt et de communauté Craft.

Que permet l’éditeur de tableaux de bord ?

L’éditeur a été pensé pour couvrir 4 besoins principaux :

  • Valorisation d’écosystèmes : Comment puis-je, en complément des cartes, annuaires ou API déjà disponibles, valoriser mes acteurs et leurs ressources via des indicateurs consolidés ? Par exemple : traduire la force d’un réseau, sa dynamique, sa jeunesse ou tout simplement la densité des compétences en présence.
  • Suivi de la qualité des données : Comment puis-je m’assurer que, l’écosystème que je valorise s’appuie sur des données à jour et correctement renseignées ? Quels sont les champs utilisés dans mon domaine d’intérêt ? Sont-ils bien remplis et de quand date la dernière mise à jour de mes acteurs ou des ressources que je propose au public ?
  • Pilotage stratégique : Puis-je disposer d’indicateurs me permettant d’avoir une photo à temps T de mon écosystème mais également de son évolution, afin de mieux le projeter dans l’avenir ? Quels sont les signaux forts et faibles à surveiller pour mieux l’accompagner et améliorer sa structuration ou sa gouvernance ?
  • Evaluation de la performance de la stratégie de valorisation : A partir des données issues des users analytics recueillies durant l’interaction des internautes avec mes cartes, annuaires ou APIs Craft, comment puis-je évaluer la pertinence de ma stratégie de communication (supports, vecteurs, cibles) et identifier des pistes pour en améliorer la performance ?

Plusieurs sessions de formation sont déjà programmées sur les 3 mois à venir. N’hésitez pas à vous inscrire via le portail formation de Craft.

/par

Focus – Les fiches pratiques de Craft

Vous pouvez retrouver les fiches pratiques dans votre espace Docs de la plateforme Craft. Voici les dernières fiches publiées par l’équipe Craft :

Note : Vous devez être connecté(e) à Craft pour y accéder.

D’autres fiches pratiques seront publiées par l’équipe Craft, mais n’hésitez pas à apporter votre concours en nous soumettant vos propres fiches ! Les petits trucs et astuces que chacun conserve sur un coin de cahier ou de PC méritent très probablement d’être partagés avec le réseau Craft !

Pour vous aider, nous avons mis à disposition un modèle Word de fiche pratique sur l’espace Docs.

/par

La plateforme d’information et de sourcing des EMR est en ligne

Cette plateforme qui s’appuie sur Craft répond à deux besoins : d’une part publier de l’information concernant les appels à projets (AAP) ou à manifestation d’intérêt (AMI) et d’autre part mettre en relation donneurs d’ordres et fournisseurs. Au service des entreprises d’un secteur d’activité, l’outil donne l’occasion aux donneurs d’ordres de se constituer un réseau d’experts et d’entreprises sous-traitantes pour leurs projets et aux fournisseurs de valoriser leur expertise.

Les énergies marines renouvelables sont les premières à bénéficier de cet outil amené à s’étendre à d’autres secteurs.

Publier des AMI ou AAP non confidentiels

La plateforme permet d’informer les acteurs d’un écosystème des appels à projets ou à manifestation d’intérêt à venir sous forme de fiches consultables sans restriction d’accès ; à réserver donc aux AAP et AMI non confidentiels.

Chaque fiche permet de publier une description, des documents, une liste de contacts ainsi qu’un lien pour accéder aux informations complètes concernant l’appel à projet sur le site du financeur.

Mettre en relation donneurs d’ordres et fournisseurs

La plateforme héberge également des appels à projets confidentiels publiés par des donneurs d’ordres. Ces derniers ont la possibilité d’effectuer des recherches qualifiées de fournisseurs grâce à l’interface réalisée avec la base de compétences Craft (selon différents critères tels que savoir-faire, localisation…). La sélection de ces entreprises faite, les donneurs d’ordres peuvent solliciter les contacts fournis par la plateforme et les inviter à rejoindre l’espace d’échange. Les fournisseurs ayant répondu favorablement à l’invitation auront accès aux documents du projet ou autres informations exclusives et pourront entamer des échanges en préparation de projets de collaboration.

D’un point de vue plus technique, l’outil permet d’attribuer différents rôles aux utilisateurs : donneur d’ordres, fournisseur mais aussi médiateur (en charge de l’accompagnement et de l’orientation lors de la mise en relation ainsi que du support fonctionnel auprès des utilisateurs) et administrateur de domaine AMI. A noter enfin que la plateforme dispose d’une gestion multilingue.

Les énergies marines renouvelables sont les premières à bénéficier de cet outil amené à s’étendre à d’autres secteurs.

A découvrir sur le site de Bretagne Ocean Power !

/par

L’éditeur de visites virtuelles à la disposition des partenaires bretons et wallons

L’éditeur développé par BDI permet de créer des visites virtuelles 2D ou 3D sur la base de photographies, infographies planaires ou vues à 360°. Il intègre à la fois des informations statiques et des données temps réel de Craft et trouve son utilité parmi les widgets Craft pour valoriser de façon visuelle et dynamique des acteurs, des projets, des équipements…

BDI a la possibilité de créer des visites virtuelles pour ses partenaires, le processus de création suit le parcours suivant :

Première étape : le traitement d’images qui va consister à créer ou choisir les visuels dans lesquels naviguer et les intégrer dans l’éditeur.

Seconde étape : la navigation, c’est à dire identifier des points d’intérêt sur chaque vue, paramétrer le passage d’une vue à l’autre, etc.

Dernière étape : la création et l’alimentation des points d’information statiques et/ou temps réel

Pour présenter la visite virtuelle sur un site web, rien de plus simple, il suffit d’insérer une seule ligne de code fournie par l’éditeur, comme tout widget Craft (carte, annuaire…) !

Les premiers environnements créés ont permis de tester l’outil et les dernières évolutions demandées sont opérationnelles : quelques ajustements visuels, et un renforcement des contrôles d’appel, ainsi que la possibilité de présenter les visites en français ou en anglais.

/par

Comment traiter un groupe de demandes dans Craft

Après avoir demandé à modifier certaines informations de leur entité à partir d’une carte ou d’un annuaire Craft, les entreprises, labos ou autres demandeurs vous indiquent qu’ils reçoivent trop de mails indiquant, champ par champ, qu’elles ont bien été prises en compte ?…

Vous, administrateurs, passez trop de temps à traiter individuellement chaque demande, en revenant sans cesse à la liste de toutes celles présentes ou passées sur l’entité ?…

Le traitement groupé des demandes est la fonction qui va vous simplifier la vie !…

Pas d’inquiétude, il n’y a aucun impact sur le traitement individuel d’une demande dans l’extranet Craft, qui reste bien sûr possible… La principale nouveauté est la suivante : Lorsqu’un utilisateur Craft souhaite traiter une demande, si cette dernière fait partie d’un « groupe » de demandes, il peut les traiter simultanément.

A qui profite cette fonctionnalité ?

A tous les administrateurs de domaine d’intérêt et tous les administrateurs de communauté Craft.

Comment fonctionne la gestion groupée des demandes ?

Lorsqu’un internaute utilise des annuaires et/ou cartographies Craft, il peut suggérer des modifications sur les données qui lui sont accessibles. Ces suggestions se matérialisent par l’envoi de demandes de modification vers Craft, qui sont traitées par un administrateur.

Jusqu’à présent, chaque demande ne pouvait être traitée qu’individuellement. Grâce à la gestion groupée des demandes, il est possible de traiter plusieurs demandes en une fois sur la base des conditions suivantes :

  • Elles doivent provenir d’un même internaute et d’un même outil de valorisation
  • Elles doivent concerner une même entité ou un même élément de base associée
  • Elles ont été envoyées par l’internaute lors du même envoi de panier vers Craft

Ces 3 conditions déterminent les liens entre les demandes et permettent la constitution de « groupes de demandes ».

Pour traiter ces « groupes de demandes », il suffit de cliquer sur une demande à traiter. L’administrateur peut alors prendre connaissance de l’appartenance de la demande à un « groupe ». Si tel est le cas, il lui est possible :

  • De traiter directement la demande (traitement individuel de cette dernière)
  • De filtrer pour afficher uniquement les demandes faisant parties du « groupe » concerné
  • De statuer, pour chacune des demandes du groupe, la décision prise (accepter ou refuser)
    • Après avoir fait le tour des demandes ciblées, il sera possible de valider en une fois ces décisions

Les demandes sont ainsi traitées de manière plus efficace et les demandeurs ne reçoivent plus qu’un mail, au lieu d’un par demande à traiter, ce qui est moins perturbant également.

Pour davantage de détails, n’hésitez pas à vous référer à la dernière note de livraison, sur l’espace documentaire (réservé aux utilisateurs de l’extranet Craft).

/par

Pourquoi une entité apparait-elle dans les résultats de ma recherche ?

,

Lorsque vous réalisez une recherche rapide dans Craft par mots-clés, l’ordre des résultats peut parfois vous surprendre et le ou les mots-clés recherchés peuvent s’avérer difficiles à identifier dans les entités présentées…

Craft vous indique maintenant où il a trouvé les informations demandées et ce qu’il a trouvé dans chacun des champs d’information auxquels vous avez accès !

A qui profite cette fonctionnalité ?

A tous les utilisateurs de Craft

A partir de la recherche par mots-clés

Craft propose deux modes de recherche : par mots-clés (« recherche rapide ») et avec des critères plus détaillés (« recherche avancée »).

Lorsqu’un utilisateur Craft utilise la recherche rapide, pour identifier des compétences ou des acteurs (ou tout autre élément, selon le besoin), il en ressort une liste de résultats. Jusqu’à présent, l’utilisateur pouvait éprouver des difficultés pour comprendre et expliquer le nombre de résultats ainsi que leur ordonnancement. De plus, retrouver l’information recherchée dans les entités présentées s’apparentait quelquefois à la recherche d’une bulle dans un verre de cidre (version bretonne de l’aiguille et du foin).

Dorénavant, lors d’une recherche rapide, l’utilisateur peut accéder aux détails des correspondances trouvées et cela pour toute fiche Craft faisant partie de la liste des résultats.

NB : Ces explications ne sont valables que pour les recherches rapides. L’option « Mots-clés » sur la recherche avancée n’est pas concernée.

Via un pictogramme spécifique :

Lorsqu’un utilisateur effectue une recherche par mots-clés, il en ressort un ensemble de résultats. Sur chacun de ces résultats, il lui est possible de visualiser un nouveau pictogramme :

En cliquant sur ce dernier, l’utilisateur peut consulter l’ensemble des correspondances en lien avec la recherche sur mots-clés effectuée. Plusieurs informations sont alors mises à disposition sur chacune des correspondances :

  • Nom du Domaine d’intérêt
  • Nom du champ
    • Si le champ figure dans une base associée, le nom du champ est précédé du nom de la base associée sur laquelle il est paramétré
  • Accès au détail via le pictogramme
    • En cliquant dessus, l’utilisateur peut visualiser la valeur du champ dans son intégralité
    • Les mots-clés qui permettent d’identifier la correspondance sont alors mis en évidence dans la valeur du champ :

  • Indication du score total calculé

NB : Le score traduit la pertinence des résultats détectée par le moteur de recherche. Pour mieux comprendre le comportement de la recherche par mots-clés sur Craft, veuillez-vous référer au document ici présent (accessible aux utilisateurs de l’extranet Craft) : Comportement de recherche sur Craft.

Et n’oubliez pas : si vous voulez chercher un mot-clé sans ses dérivés linguistiques (par exemple « écologie » mais pas « écologique »), ajoutez des guillemets au mot-clé recherché pour le considérer de manière littérale, par exemple :

/par

Comment demander en même temps l’ajout d’entité et d’éléments liés

,

Demander à créer une entité à partir d’une cartographie ou d’un projet à partir d’un annuaire, c’était réalisable. Grâce à cette nouvelle fonctionnalité, il est maintenant possible de demander à créer en même temps une entité ainsi qu’une ressource, un projet par exemple.

Vous pouvez à la fois dire : oui, je voudrais ajouter mon entreprise (ou entité de manière plus large) à la dynamique de cet écosystème, mais vous pouvez aussi préciser quels sont les contacts de votre entité, les projets ou services liés (si bien sûr c’est prévu dans la configuration du widget).

N’hésitez pas à découvrir comment faire simplement tout cela !

A qui profite cette fonctionnalité ?

A tous les administrateurs de domaine d’intérêt et tous les administrateurs de communauté Craft.

Comment fonctionne les formulaires d’ajouts de sous-demandes ?

Sur Craft, tout administrateur a la possibilité de paramétrer des widgets, en ayant suivi les modules de formation consacrés à ce sujet.

Au vu de la complexité des données contenues dans Craft, il était devenu important de faire évoluer le paramétrage. En particulier, pour tout widget, il est possible de paramétrer plusieurs formulaires pour :

  • L’ajout de nouveaux acteurs
  • L’ajout de nouveaux éléments de bases associées (contacts ou autres éléments liés à un acteur)

Ces formulaires s’articulent sur deux niveaux :

  • Formulaire principal, relatif aux informations sur :
    • Les entités (widgets d’entités)
    • Les éléments (widgets d’éléments de base associée)
  • Formulaire secondaire dit de « Sous-demande » axé sur
    • Un nouvel élément (widgets d’entités ou d’éléments de base associée)
    • Une nouvelle entité (widgets d’éléments de base associée)

Exemple : Un nouvel acteur peut donc renseigner ses compétences par le biais du formulaire principal et renseigner des informations complémentaires contenues dans des bases associées sur le formulaire de sous-demandes d’ajout.

Une rubrique est donc apparue dans le paramétrage du widget : Sous demandes d’ajout (onglet « Fonctionnalités avancées »).

Ainsi, les étapes de paramétrage sont les suivantes :

  • Sélection de la base associée / base d’entités sur laquelle va se porter le formulaire
  • Construction du formulaire d’ajout (inchangé par rapport à la fonctionnalité actuelle)
  • Intégration sur le formulaire principal du champ qui pointe vers la liste des éléments de la base associée ou celle des entités liées
  • Construction du formulaire d’ajout de deuxième niveau

Pour découvrir des cas pratiques et mieux connaitre cette nouvelle possibilité, n’hésitez pas à (re)venir suivre notre formation avancée sur les widgets.

/par

Editer / Ajouter une valeur de liste depuis une fiche

,

Lorsque vous éditez une fiche entité ou une fiche d’élément de base associée, vous pouvez sélectionner des valeurs (thématiques, marchés…) ou éléments (contacts, services…) dans une liste à choix unique, multiple ou ordonnée.

Mais que faire si la valeur que vous souhaitez entrer n’a pas un libellé correct ou n’est pas proposée dans cette liste ? Que faire si un contact manque ou si ses caractéristiques sont erronées ?… Jusque-là, vous deviez sortir de la fiche en cours d’édition, aller dans la gestion de votre DI, retrouver la liste, la modifier, puis revenir éditer la fiche ! Pff…

Craft vous permet maintenant de rectifier cela depuis la page d’édition de la fiche !

A qui profite cette fonctionnalité ?

A tous les administrateurs de domaine d’intérêt et tous les administrateurs de communauté Craft.

Ajout / Edition de valeurs de listes

Sur l’extranet Craft, les listes sont paramétrables dans une page qui est spécifiquement dédiée, accessible par : Les Domaines d’intérêt / <Mon DI> / Listes.

Attention : La nouvelle fonctionnalité ne se substitue, en aucun cas, à cette page pour l’administration et la gestion globale des listes dans Craft. En particulier, la suppression d’une valeur de liste ou d’un élément de base associée ne peut pas être réalisée directement depuis une fiche. Le réordonnancement des valeurs ou éléments doit également être fait dans la page de gestion du DI.

Pour permettre une plus grande flexibilité d’utilisation, il est maintenant possible d’éditer des listes ou d’ajouter des valeurs aux listes depuis des fiches entités ou des fiches d’éléments de base associée. Concrètement, en éditant une fiche, il faut cliquer sur les champs de type listes (à choix unique, à choix multiples, ordonnées) et l’utilisateur peut donc :

  • Mettre à jour l’intitulé d’une valeur existante dans une liste (exemple : Compétence > Compétences)
  • Ajouter une nouvelle valeur à la liste (ex : ajouter la valeur « Autre » à une liste qui n’en contient pas)

Notes :

  • La sélection d’une valeur parente différente du nom de la liste elle-même permet de créer une hiérarchie dans la liste, par l’introduction de sous-catégories.
  • Dans le cas d’une liste multilingue, il faut renseigner la nouvelle valeur de la liste dans la langue utilisée au moment de l’édition de la fiche, puis il faut la renseigner dans les autres langues dans lesquelles la base de données est traduite.

Ajout / Edition d’éléments de bases associées

Sur l’extranet Craft, les fiches d’éléments de base associée sont éditables dans une page dédiée, accessible par : Les Domaines d’intérêt / <Mon DI> / Bases associées / <Ma Base associée>.

Comme pour les valeurs de liste, les éléments de base associée peuvent être ajoutés ou modifiés directement à partir de l’édition d’une fiche :

Notes :

  • Il n’est pas possible d’éditer, ni d’ajouter une fiche entité à partir d’une fiche d’élément de bases associées ;
  • La gestion multilingue évoquée sur la partie liste est la même pour les éléments de bases associées.
/par

Faire une recherche avancée … sans parenthèses

,

On se fait plaisir entre geeks 😉 Lorsque vous réalisez une recherche avancée dans Craft, vous avez parfois la nécessité d’avoir des critères  multiples. Par exemple : je recherche les entités actives qui sont situées à RENNES ou BREST.

Dans ce cas, l’idéal serait de pouvoir écrire ce critère de façon naturelle :

situation = active ET (ville = RENNES ou ville = BREST)

Problème : Craft n’accepte pas les parenthèses dans les critères. Cet article décrit comment vous en passer.

 

Solution

Il est assez simple de se passer des parenthèses pour exprimer des critères complexes dans Craft en faisant une analogie entre expression logique et expression mathématique.

Ainsi, l’expression logique : situation = active ET (ville  = RENNES OU ville = BREST)
peut également s’écrire sans parenthèse :

situation = active ET ville = RENNES OU situation = active ET ville = BREST

C’est exactement la même chose que la factorisation et la décomposition en mathématique : Ainsi 3 x (7 + 9 ) = 3 x 7 + 3 x 9

le ET a été transformé en multiplier (x)

le OU a été transformé en additionner (+)

 

Contraintes et limites

Comme on peut le voir, il est assez simple de se passer des parenthèses dans Craft pour exprimer un critère complexe en « développant » celui-ci et en mettant des OU entre chaque critère simple. Attention toutefois :  comme pour les additions et les multiplications, la formule peut être longue si on augmente le nombre de ET (x, et donc de critères factorisant).

Ainsi le critère :

situation = active ET (code NACE = 26.11 OU code NACE = 46.52) ET (ville = RENNES OU ville = BREST)

devra être développé en écrivant dans Craft :

situation=active ET code NACE = 26.11 ET ville = RENNES
OU situation=active ET code NACE = 46.52 ET ville = RENNES
OU situation=active ET code NACE = 26.11 ET ville = BREST
OU situation=active ET code NACE = 46.52 ET ville = BREST

Conclusion

Il est donc possible de se passer des parenthèses pour exprimer une condition de recherche multi critères dans Craft. Attention toutefois, si cela demeure valide y compris avec des expressions longues, l’écriture peut devenir fastidieuse. Il peut alors être plus judicieux de réaliser des recherches plus petites, d’exporter ses résultats partie par partie puis de fusionner les fichiers en un seul afin de récupérer l’ensemble des entités ou éléments voulus (projets, formations, équipements mis en base associée)

/par

Automatiser les mises à jour de données

Deux nouvelles manières d’alimenter les données sont proposées par Craft.

A partir de bases externes

Craft propose maintenant un « connecteur » vers la base Sirene, qui permet, pour les entités françaises ayant un SIRET, de renseigner automatiquement certaines informations légales. Ainsi, nous allons très prochainement changer quelques champs pour que vous n’ayez plus à rechercher ces informations. Il s’agit de la forme juridique détaillée, du code NACE (code APE / NAF), du n° d’entreprise (SIREN), de l’état Etablissement principal ou non et de la raison sociale des entités.

Ce type de connecteur permet d’alimenter automatiquement des champs unitaires.

Un autre type de connecteur est aussi disponible, pour aller lire des informations de contact dans le CRM de BDI. Il s’agit là de récupérer automatiquement un extrait du CRM pour créer une base associée de contacts et de lier chaque contact à la bonne entité.

Si le renseignement d’informations légales est mis à disposition pour toutes les communautés françaises (seules les entités avec SIRET sont gérées par Sirene), la récupération de contacts reste spécifique à BDI et exploitable uniquement dans ce cadre.

Si vous souhaitez le développement d’un connecteur vers votre CRM, une autre base de brevets, de formations, … n’hésitez pas à nous solliciter !

En détectant automatiquement les liens entités / bases associées

Pour les nombreux utilisateurs Craft travaillant avec des liens, d’une entité vers une base de contacts, ou de projets par exemple, ou à l’inverse d’une base de projets vers les entités qui en sont partenaires, le besoin de références croisées est fréquent. En voici un exemple :

  • Dans une entité : quels sont les projets que je porte ? dont je suis partenaire ?
  • Dans un projet : quels sont les porteurs du projet ? ses partenaires ?

On le devine, renseigner ces informations croisées manuellement est source de divergence.

Interviennent alors les champs inversés en lecture seule. On peut ainsi, par exemple :

  • Dans une entité, pointer manuellement vers les projets portés ou partenaires
  • Dans ces projets, demander simplement à Craft de renseigner un champ indiquant quelles sont les entités qui pointent vers le projet en tant que porteurs ou partenaires.

L’inverse est également réalisable, comme pour les liens entre bases associées (projets et contacts par exemple). Plus de risque d’erreur !

/par